リモートワーク化が進み、社内会議のほぼすべてがオンラインになった企業も多いのではないでしょうか。しかしながら、通常の会議と勝手が異なるため、なかなか思い描いたような進行ができないと感じた方も多いと思います。そのような悩みを抱える方向けに、オンライン会議をスムーズに進めるためのチェックリストを、タイミング別に７つご紹介します。

会議1週間前

☑テーマに沿った人選・時間・内容かどうか？

これまでの会議と同様に、「何となく全員参加」になっていないでしょうか。テーマに無関連な人選は、選ばれたメンバーの作業時間を削ぐことになります。オンライン会議では、必要な内容を、必要な人数・時間で行うことに留意しましょう。

会議3日前

資料の文字は見やすいか？

画面共有により相手から見える資料の文字は、「思ったよりも小さい」です。資料の制作者本人は構成や内容が頭に入っているので、つい文字を小さめにして、全体を俯瞰で映したくなりますので、できる限り文字は大きめに作るとよいでしょう。

会議前日

資料は事前に共有しているか？

これまでのように「当日に紙で配布」の時代は終わりました。資料はデータで事前に共有し、当日は画面共有の機能を活用しながら進行しましょう。ゼロからスタートするのではなく、議題や意見を事前に整理してきてもらうことで、会議をよりスムーズに進めることができます。

会議直前

通信・システムに問題はないか？

オンライン会議において、「通信やシステムに関する障害」は致命的です。特にファシリテーターがトラブルになってしまうと、会議の進行自体がストップしてしまいます。万が一の事態も想定しつつ、早めにログインを試みるなど準備も怠らないようにしましょう。

会議冒頭

参加者全員が認識しているルールが存在するか？

オンライン会議の参加者が多数いる場合、ルールを設けないと「発言やチャットが飛び交う無法地帯」になる可能性があります。参加者全員が守るべきルールを作りましょう。会議のルールは、冒頭で行うことで、参加者全員に意識づけを行うことができます。

会議中

チャットは活用できているか？

オンライン会議のシステムには、有効な機能がいくつもあります。例えば、チャットは文字で発信ができるため、実際の音声とクロスしてやりとりをすることができます。音声だけだと「話が一方通行」になりやすいです。ぜひ、チャットも有効活用してみてください。

会議終了後

議事録を素早く共有できているか？

オンライン会議のシステムには録画機能がついている場合もありますが、「録画頼みは危うい」です。録画は検証・議事に有効な方法ではありますが、確認に時間を要するため、会議など頻度の高いイベントには不向きです。直接打ち込んだ議事録を素早く共有し、メンバーがいつでも確認できるようにしておきましょう。