贅肉をそぎ落としてスリムな文章を！

ビジネスパーソンは平均して就業時間の28％をメールに費やしている。
これはマッキンゼーの分析調査によるもので、1日に約３時間近くもの時間を
メールの確認と返信で奪われていることになります。

別の調査も見てみましょう。日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール調査2019」によると、
1日平均で送信メール数は「11.59通」、受信メール数「38.07通」であることが判明しました。

何が言いたいかというと、それくらい私たちは仕事でメールを使っているのだということです。
さらに、ビジネスメール調査2019を紐解くと、
過去一年間に仕事でメールで不快に感じたことがある方は 3割を超えていて、
主な要因としては「必要な情報が足りない」「質問に答えていない」「文章が失礼」
「文章が攻撃的」「無駄な情報が多い」「文章が曖昧」「メールが読みづらい」などでした。

きっとあなたも同じような経験をされたことがあるのではないでしょうか。
「あの人が送ってくるメールはいつも要領を得ない」
「長ったらしくてメールを読むだけで疲れてしまう」

一方で、あなた自身が誰かに送るメールはどうでしょうか。
もしかしたら同じように、何だか読みづらいと思われてしまっているかもしれません。

読みづらさの原因は「長すぎること」にあった！？

ビジネスメールは文章が長くなりがちな傾向にあります。
内容を正確に伝えたい、という思いが強くなることから、
どうしても言葉を重ねがちになり、結果として大作のメール文が完成します。

しかしながら、せっかく丹精込めて長々と書いた文章も
相手が読んでくれなければ意味がありません。
つまり、それは何も書いていない（伝えていない）ことと同義でもあるのです。

現代のビジネスパーソンは時間の価値を知っています。
長ったらしい一つのメールをじっくり読んでくれるほど、相手は暇ではありません。

大事なことは不要な言葉をそぎ落とし、スリムな文章にして、
効率的かつ分かりやすく相手に伝えるライティングを心掛けることです。

冒頭では1日間に約3時間もメールに費やしていることを述べました。
ライティング能力を向上させることは、相手の時間だけでなく、
あなた自身の貴重な時間を守ることにもつながっていくはずです。

1文は40～60文字以内に収めよう

新聞記者は記事を書く時、1文を40～60文字以内にするルールがあるようです。
人によって、長い短いの感覚に多少の差はあれど、
まずはこの文字数を意識して、1文を調節するのが良いでしょう。

特に気を付けたいのが言い回しです。
メールでやたらと低姿勢の人っていませんか。

「先ほどお電話させていただきました際にご案内いたしましたパンフレットについて、
　添付ファイルにてデータをお送りしますので、ご確認いただけましたら幸いです。」

これ、要は「パンフレットデータを送ります」という内容だけなのですが、
前後に無駄で長い敬語表現が入っていることで、長ったらしくなっています。
書いた文章に無駄な敬語、不要な言い回しが入っていないかは送信前にチェックしたいものです。

もっとスリムな文章を作るコツを知りたい方は・・・

『言葉ダイエット』という書籍を読んでみることをお勧めします。
これを読めば、きっとあなたも読みやすいメールを作れるようになるはずです。
文例も豊富にあり、OK例とNG例が対比で紹介されているため、
読みやすい文章を具体的に知ることができますので、ぜひお手に取ってみてください。

タイトル：言葉ダイエット
著者：橋口 幸生
出版社：宣伝会議 (2019年12月発売)