今や“プロデューサー”呼び！？

オンライン研修においては、これまでの集合研修と違って
講師のみならず研修運営を担うサポーターの役割が非常に重要になってきます。

実際に弊社のオンライン研修でも、基本的には1名以上サポーターがついて
講師と役割分担をしながら研修を進行していきます。

今思い返せば、2020年4月に第1次オンライン研修ブームが来たときは、
まだ、講師の方もZoom等の操作に慣れていなかったので、
PCの操作補助を目的として、サポーターを配置していましたが、
1年間この形式でオンライン研修を実施してきて、
どれだけオンライン研修に慣れてきても、
おそらくこの体制は変わらないのだろうと思い、
本コラムでまとめようと思った次第です。

ちなみに、弊社内ではこの役割を“サポーター”と呼んでいますが、
“プロデューサー”や“ディレクター”と呼んでいる会社もあるそうです。
何が言いたいかというと、とにかく重要な役割ってことですね。

サポーターの役割は？

ここではあくまで研修中の役割という観点で
いくつかご紹介したいと思います。

１．WEB会議システムの操作

最も大きい役割としてこの点が挙げられます。特に研修中に使用することの多い
オンライン上でのグループ割り振り(ブレイクアウトルームなど)は
講師が講義しながらセッティングをするというのは、かなりハードルが高いですし、
グループ割り振りの間、受講者を待たせるというやり方は
まごついているという印象を受講者に与えかねないので
サポーター側で完結させられると良いでしょう。

その他にも、投票機能や場合によっては追加・補足資料の画面共有、
さらには外部ツール(Googleスライドなど)を使用する場合の案内なども
予め講師とタイミングを合わせておいた上で、全てサポーター側で受け持てるのがベストです。

２．トラブル対応

オンライン研修の怖いところは、どれだけ経験や練習を重ねても
サーバーや通信環境による防ぎきれないトラブルが存在するところです。
例）研修ルームにうまく参加できない、音声や映像が表示されていない　など

筆者が良く遭遇するのは、通信環境の不具合のため受講者がルームから落ちてしまうケースです。

こういったトラブルに一つひとつ講師が対応していたらどうでしょう。
もちろん、講義が成り立たなくなってしまいますよね。
この間に受講者の集中力が切れて、内職をし始めるなんていうケースもざらにあります。

なので、上記ケースであれば、
予め、サポーターの緊急連絡先(電話番号やメールアドレス)を案内しておき、
有事の際には、そちらに連絡してもらうというルール決めをしておくと
講師の手を煩わせずに、講義の裏でサポーターが個別対応をする
という形を取ることが可能になります。

その他にもいくつかこういった事例をまとめた記事もございますので
併せてお読みいただけると良いかと思います。

過去記事：「オンライン研修中に起こりうるトラブルとその対処法」

３．受講者対応

こちらは大きく分けて2つに分類されます。

①チャット対応

②テクニカルサポート

まず①について、オンライン研修においては、
WEB会議システム上のチャット機能を使って、
質問を投げかけてくる受講者がほとんどです。

しかしながら、講師はスライドを画面共有していたりと
講義に集中しているため、なかなかチャット通知に
気づきづらいという難点があります。

もし、チャットに気づかないまま長時間が経過してしまった場合、
「こちら側の声には耳を傾けてもらえない」と受講者に思われてしまう
危険性も無きにしも非ずです。

そこで、運営部分のみならず研修内容に関する質問に関しても
その質問内容にかかわらず、まずはサポーター宛てにご連絡いただくよう
ルール決めをしておくと良いかと思います。

サポーターが対応できる内容であればその場で返信対応すれば良いですし、
講師に確認が必要な内容については、「次回休憩明けでお伝えさせていただきます」
といったように、質問に対しての直接的な回答はできずとも、
取り急ぎレスポンスを返すことで「見てくれている」という安心感を与えることができます。

次に②です。
特に、“オンライン研修自体初めてという受講者”や“受講者の年齢層が高い”場合、
講師からワークの進め方などをお伝えしても、なかなかスムーズにご理解いただけないケースが多くなります。

ここで登場するのが、再びサポーターです。WEB会議システムの使い方レクチャーなどを
サポーター側で一手に引き受けられるようになると、
講師は研修内容に関する受講者フォロー・モニタリングに専念できるようになります。

すでにグループワーク用の小ルームに割り振られている状態で
何かしら困りごとが発生してしまうも、サポーターが同部屋にいないため質問できない
という状況を回避するためには、押していただければサポーターに通知が行く
ヘルプボタン(Zoom)の存在をグループ割り振り前にお伝えしてあげると良いでしょう。
※上記ボタンがない場合は「緊急連絡先にご連絡ください」、などのアナウンスをしておく

まとめ

新年度に入り、新人研修はもちろん、新たなオンライン研修を
企画検討されている方も多いかと思います。

是非、受講者にとってストレスなく受講できる研修を提供できるよう
研修内容へのこだわりだけでなく、研修運用の部分を今一度見直してみてはいかがでしょうか？