覚えていますか？タイムマネジメント

早いもので4月も下旬を迎え、新入社員研修も佳境に入っている頃でしょう。
この時期、新入社員は本当に多くのことを学びますが、
現場配属後、それらをしっかりと実践できる項目はそう多くありません。

身だしなみを注意されたり、敬語の使い方で失礼をしてしまったり、
大抵は現場で失敗を繰り返しながら、自分の血肉となっていきます。

ビジネスマナーであれば、上司や先輩が指摘してくれるでしょうが、
タイムマネジメントのような、なかなか他者からは見えにくい部分については、
自分で意識して実践し、身につけていく必要があります。

タイムマネジメントについては新入社員研修で学ばせる企業も多いですが、
実際のところ、業務でしっかりと実践できる新入社員はそう多くありません。
そのため受け入れ先の組織、チーム、上司、先輩が実務指導をする中で、
復習も兼ねて教えていくことが定着の王道と言えるでしょう。

しかし、そもそも新入社員を指導する立場の人がタイムマネジメントの基本を
すっかり忘れてしまっていることも多々ありますので、
今回のコラムでタイムマネジメントのコツを押さえておきましょう。

タイムマネジメントのコツ

時間の使い方を見える化する

自分が今どのような時間の使い方をしているかを、常に把握しておくことが重要です。
ただ何となく目の前の業務やタスクを処理するのではなく、
この仕事は○○分くらいかかりそうだ、と目測を立てることで、
計画と実践の乖離が明確になります。

よく「自分は忙しい」、「時間が足りない」と嘆く人ほど、
何にどれだけの時間を使っているかを把握できておらず、
自分の脳内イメージだけで、そのように判断しているケースがほとんどです。

これでは改善すべき箇所がいつまでも分からないままなので、
まずは1日の時間の使い方を可視化することが基本です。

QCDRを意識する

仕事に取りかかる前には、その仕事のゴールを明確にします。
その際には、“QCDR”の観点を意識しましょう。

Q：Quality  ・・・　どのくらいの品質・クオリティを目指すのか
C：Cost  ・・・　どのくらいのコスト・時間を投入するのか
D：Delivery  ・・・　いつまでにこの仕事を完了させるのか
R：Risk  ・・・　どんなリスクがあるのか

特に新入社員は、指示された仕事の目的やゴールが抜けがちです。
この目的やゴールがずれてしまうと、結果として大きな無駄が生じてしまうおそれがあります。

振り返りをして、改善につなげる

時間の見える化、ゴール設定、タスクの洗い出し、優先順位付けなど、
効率的に仕事を進めるための方法はいくつもありますが、
大事なことは実行したら必ず振り返りを行う、ということです。

振り返りは新入社員だけに内省させるのではなく、
上司や先輩がしっかりとフィードバックをしてあげることで、
本人だけでは気づけなかった部分の発見にもなりますし、
お互いの信頼関係の構築にもつながっていきます。

事前に計画したことは予定通り進んだのか？
どんな工夫が成功につながったのか？
予定通り進んでいなければ、どんなイレギュラーが原因だったのか？
それらに対しては今後どう対処していけばよいのか？
などの観点から、新入社員の仕事を振り返りしていくようにしましょう。

いかがでしたでしょうか。
時間は有限です。だからこそ行動管理をして効率化することが大切です。
一人ひとりが自分に与えられた、限られた時間を最大限に活用する方法を
追求していくことが組織の生産性向上にもつながっていくはずです。