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コロナ禍のほっと息抜きコラム

人は年間80時間書類を探している!~仕事の能率を上げる整理整頓術

2021.03.12

書類を探している時間は年間80時間!?

2018年にコクヨ株式会社が、週に書類を5日以上検索する有職者1,031名を対象に、
紙書類を探す行為に関する調査を実施しました。
その結果、1日のうち書類を探す時間はおおよそ20分であることが判明しました。
これを1年間に換算すると、なんと
約80時間に相当します。
出典:書類を探す時間は"1年で約80時間"

こちらの調査では紙の資料のみに焦点を当てていますが、
書類の他にも、「
ペンがない」、「ハサミがない」「保存したファイルが見つからない」など、
"何かを探す"という行為を含めると、年間150時間にも及ぶという調査結果もあるようです。

モノを探す行為自体は全く生産性がなく、仕事の能率を著しくダウンさせます。
さらには探し物をしている時間だけが単純に能率が下がるだけでなく、
そこで一旦、集中力も途切れてしまいますので、それ以降の作業も捗りにくいのです。

筆者も以前は、メモを探したり、ファイルを探したりと、作業の途中で手が止まってしまい、
それと同時に思考も停止気味になってしまうことがよくありました。

探す行為を極力減らすためにも整理整頓を心掛けようと思っても
うまくいかなかった、失敗したという方も多いでしょう。
一体どのようにすれば、探し物の時間を減らせるのでしょうか?

整理整頓の極意

整理整頓をするうえで、あれこれ色々な方法を試すのも良いのですが、
極意はシンプルで、次のことを徹底してみてください。

それは「元にあった場所に戻す」

これだけです。
拍子抜けした人もいるかもしれませんが、徹底すべきはこれだけです。

逆に言えば、モノが散らばったり、行方不明になったりする原因のほとんどが
使った後に元の位置に戻さずに、適当に置いておくことなのです。

これはまた後で使うから近くに置いておこう。
元の場所に置くために移動するのが面倒くさいからこの辺りに置いておこう。
この気持ちはとてもよく分かります。
しかし、ここで元の場所に戻さないことによって、モノは定位置を見失い、
どんどんと周囲がモノで溢れかえって、乱雑になっていっていきます。

それでは、そもそも"元の場所"とは何でしょうか?
それはそのモノを初めて買った、もしくは手に入れたときに決めるべき位置のことです。

服ならクローゼット、ペンならペン立てや筆箱、お皿なら食器棚・・・
というように自分でそのモノの定位置を決めていきましょう。

あとは、使った後に必ずその定位置に戻すことを徹底していくだけです。
不要品を捨ててモノを減らしたり、モノの配置を変えたりするという整理整頓の方法もありますが、
たとえモノを減らして、取り出しやすい位置に変えても元の場所に戻さない限り、
「あれ、どこに置いたっけ?」となってしまいます。

想像してみてください。
もしも外出する度に、あなたの家の住所が毎日コロコロ変わってしまったらどうでしょう?
帰るのが大変で、外出することすら嫌になってしまいますよね。

モノだって元のお家に帰られなければ嫌だとは思いませんか?
実際にモノが機嫌を損ねたりすることはないのですが・・・

ちなみに、オフィス用品など不特定多数の人が使うモノは、
定位置を決めて、使用後は必ず元の場所に戻すことが必要不可欠でしょう。

トヨタでは、モノの定位置に「所番地を割り振る」のだそうです。
オフィス内をタテとヨコで均一に線を引き、タテには左から1丁目、2丁目、
ヨコには上から1番地、2番地と割り振っていきます。
そうすると、例えばクリアファイルは1丁目1番地にあるなど、
誰でもモノの所在地が分かる共通言語のようになります。

自分一人で使うスペースまで、わざわざ所番地を割り振る必要はないかもしれませんが、
それぞれのモノが帰るべき場所を決めてあげることで、探し物の時間は減りますし、
おまけにモノの紛失リスクも驚くほど低下することが期待できます。
最近よくモノを探しているなと思ったら、「元の場所に戻す」ことをぜひ徹底してみてください。

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