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意外と知らない!リモートワークにおける会議術

2021.10.18

コロナ禍で在宅勤務になり、Webを通じたオンライン会議を行う機会も増えているのではないでしょうか。リモートワークにおける会議は、会議室という物理的なスペースも、移動のための時間や旅費もいりません。しかし、スムーズに進行するには、リアルの会議とは異なる準備や手間が必要です。この記事では、リモートワークにおける会議の主催者側・参加者側いずれも心がけたいことを解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

リモートワークにおける会議術(1)準備編

リモート会議は準備が重要。リアルの会議とは異なる点をしっかり押さえておきましょう。

特に気を付けておきたいのは以下の3点です。

  • 端末・会議ツールは複数準備する
  • 事前に会議URLを発行し、参加者にメールやチャットツールで通知
  • スケジューラーなどを活用してリマインドも

当日障害が起きないとも限りません。PCがダメだった時にサブ端末やスマートフォン、Zoomがダメだった時にGoogleMeetMicrosoftTeamsSkypeなどにスムーズに移行できるように、メインのシステムでうまくいかなかった時のために、サブシステムを準備します。

会議の1週間~3日前程度をめどに、会議室のURLを発行し、参加者に通知しましょう。通知方法については、メールがメインの連絡手段であればそうしますが、他にも社内掲示板や、Slackなどのチャットツールなど、会社で使用されているものにしてください。

企業や部署で会議の一覧表を作成しておくと、どの会議がいつどこ(のURL)で実施されるかがわかりやすくなります。リアルの会議だと、会議室の予約状況で実施度合いを確認可能です。しかし、オンラインのWeb会議では、どこかにまとめておかないと会議の混み合い具合がわかりません。参加者がWブッキングにならないように確認できる仕組みを作っておきましょう。

会議の前日や当日にはスケジューラーなどを活用して、参加者にリマインドメールを送付します。リアルの会議であれば、移動や場合によっては出張もあるので忘れにくいです。リモートワークの場合は会議への参加を忘れやすいので、参加者のうっかり忘れを防ぐことにつながります。

リモートワークにおける会議術(2)当日開始前編

 当日は、1時間ほど前から準備にかかりましょう。会議前に準備したいのは以下の内容です。

  • 接続テスト
  • デバイステスト
  • カメラテスト
  • ソフトやアプリのインストール
  • プレゼンテーションファイルを確認

リモートでの会議は、ネット回線がつながらなかったら始まりません。必ず接続テストを行い、回線がつながらない、遅いなどがないように確認しておきましょう。

次に、会議に使用するPCやスマホ、マイク、カメラが起動するか、充電が十分であるかどうか、サブ機体の準備ができているかを確認します。

自宅から接続する場合、カメラ映りもチェックしておいた方が良いでしょう。自宅では、照明の具合で驚くほど顔が暗く映ったりします。リモート会議では顔色が悪く見えるため、メンズメイクも登場しているほどです。おすすめは、会議用カメラを買い替えること。最近では、かなり映りが良くなるカメラも発売されています。

いずれにしても、リモート会議では、肌のアラが目立ちやすいので、メイクは厚めにしましょう。カメラの画角が広い場合は、自室やリビングの風景が映り込んでしまう場合があります。カメラが映る範囲をきれいに片付けるか、背景をスムーズに壁紙に変えられるようにしておきます。

特に気を付けたいのは、会議システムの起動です。立ち上げた時に、たまっていたバージョンアップが始まってしまうと、会議室に入れなくなってしまいます。使用する会議システムのバージョンアップ確認は、必ず事前に行っておくように、参加者にもリマインド時に依頼しておきましょう。

オンライン会議の場合は、事前の紙書類配布を行わない場合がほとんどです。資料を使って話をする方は、自分のプレゼンテーションファイルが会議システム上できちんと動作するかを確認しておきましょう。

というのは、リモート環境でのネット回線速度が十分でない場合、動画や画像を多用しているようなファイルはうまく映らない可能性があるからです。自分だけではありません、他のリモート参加者も同様です。リモートワークにおける会議では、プレゼンテーションファイルの容量をなるべく軽く作成しましょう。会議場でプレゼンテーションを行う場合「画面共有」を行いますが、システムによって共有権限をかけている場合があります。発表者・発言者がスムーズに共有をおこなえるように、システム要件を確認しておくことも重要です。

リモートワークにおける会議術(3)会議中編

リアルの会議と同様、会議中にもトラブルが起こらないとも限りません。以下の点に気を付けておくと、大人数の会議でもスムーズに進行できます。

  • 参加者のトラブル対応のためにスタッフを配置する
  • タイムスケジュールを管理する
  • チャットツールなどでスタッフ同士が連携しておく

リモートワークの環境だと、当日の回線やシステムの不具合が起こることがあります。

例えば、参加者が会議室に入室できなかったり、途中で映像や音声が途切れたりするなどです。参加者側としてはどうしてよいか困ってしまいますので、このような事態に対応するためのサポート担当を配置しておきましょう。

リアルの会議でも同じですが、発表者が多かったりすると、会議の時間が押しがちになります。休憩や質問時間で調整するなど、司会者は当日の流れを見つつタイムスケジュールを管理して進めましょう。会議システムのチャットではなく、Slackなどの会社で使うチャットツールを同時に立ち上げ、スタッフ同士で連携しておきます。例えばサポートスタッフの手が足りない時など、進行について他メンバーにヘルプをすぐに出せるようにしておくことで、会議を円滑に進められるでしょう。

まとめ

リアルの会議でも、リモートワークの会議でも「議題を話し合って決める」という目的は一緒です。しかし、オンライン会議ではリアルと違ってアドリブがききづらく、システムトラブルなどがあると一気に緊張感が薄れてしまいます。今回は、リモートワークにおける会議術として、オンライン会議を円滑に進めるために気を付けたいことを解説しました。当たり前にできるようになれば、とても便利です。リモート会議を使いこなせるように、ぜひ取り組んでみてください。

 

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