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これさえ抑えておけばOK!ビジネスライティング基本の「キ」

2021.09.21

メール、提案書、報告書、依頼文……私たちの周りは「文章」であふれています。同じ内容を書いていても「わかりやすい」文章と、そうでない文章があるのはなぜでしょうか。実は、ビジネスライティングは「才能」ではありません。ポイントを押さえれば誰でも書けるようになるのです。この記事では、わかりやすい文章を書くためのビジネスライティングのコツをお伝えします。いずれもすぐに実践できることばかりです。コツをつかんで文章上手になりましょう。 

ビジネスライティングとは?

ビジネスライティングとは、ビジネス上で必要な情報をわかりやすく伝える文章を作ること。ビジネスに必要な礼儀をわきまえたうえで、文章を作成しましょう。

ビジネスライティング 基本の「キ」~文章編~

何をどうすればわかりやすくなるのか?ビジネスライティングで気を付けたい基本のポイントをまとめました。

11つの文章は3060文字で

すぐにでも実践できるのは、1つの文章の文字数を少なくすることです。わかりづらい文章というのは、1文が長く、接続詞や余分な形容詞などが入っています。

「自分の文章はどうもわかりづらい」と思う方は、まずは1文を短くすることから始めてみましょう。文章を短くしようとすると、おのずと言い回しが簡潔になるものです。実は、この解説もすべての文章が60文字以内に収まっています。

ただし、文書の種類によっては名称や用語そのものが長い場合もあるでしょう。その場合は1文字としてカウントしてください。

2)一文一義

次に心掛けたいのは「1つの文章には1つの意味しか入れない」ことです。わかりにくい文章は、複数の文章がつながっていることがよくあります。接続助詞(「~が」、「~ば」、「~ので」など)を使うと、1文で言いたいことがぼやけてしまうのです。

〇「ABです」

×「ABですが、CDです」

一文一義は、1つの文章を短くすることにもつながります。ぜひ心がけてみてください。

(3)難しい熟語やカタカナ語を避ける

「ビジネスだから……」と、難しい熟語やカタカナ語を使う必要はありません。社内文書であれば、専門用語などを使うこともあるかもしれませんが、それ以外で特に改まった言い回しは不要です。

4)読点を少なめにする

読点を多めに打つ書き方をする小説やエッセイがありますが、ビジネスライティングは創作ではありません。読点が多いと幼いイメージを与えてしまいます。

すでに(1)(2)で文章を短くしているので「、」をむやみに打つ必要はありません。打つとしても、1文に12つ程度で十分でしょう。

5)助詞に気を付ける

「明日の役員の会議の資料の3ページ目の表の数値の修正をお願いします」

メールなどでつい書きがちな文章ですが、この冒頭だけで「の」が7回も出てきます。文末と同様、助詞も同じものの繰り返しは2度までにしましょう。できる限り省略するとスッキリします。

「明日の役員会議資料3ページ目にある表について、数値の修正をお願いします」

6)接続詞を省いてみる

ここまでの解説通りに文章を書いてみると、1文が短くなるので、文章と文章の間に「接続詞」を挟みたくなります。しかし、接続詞を多用すると未熟な印象を与えてしまうので注意しましょう。実は、接続詞はなくても文意が通ることが多いのです。できあがった文書を確認する際に、省けるものは省くようにしましょう。

7)文末の表現の重複に注意

文章を短く、一文一義を心がけると、とたんに文章が稚拙になることがあります。同じ文末表現を使っているからです。

  • ですます調の場合「~ます」「~です」「~でしょう」など
  • である調の場合「~だ」「~である」「~だった」など

文末は、同じ表現は2度まで。3度以上は繰り返さずに違う表現を心がけましょう。場合によっては体言止めなども使うと、文章にリズムが出て読みやすくなります。

ビジネスライティング 基本の「キ」~構成編~

次に、文書の構成について考えてみましょう。

1)結論から先に~PREP

代表的な手法で使われるのは「PREP法」と呼ばれる構成です。以下の4つから成り立っています。

  • POINT:結論
  • REASON:結論に対する理由
  • EXAMPLE:結論を裏付けるための例
  • POINT:最後に結論を繰り返す

簡単な例を挙げてみましょう。

  • POINT:経理システムの刷新を行うべきです。
  • REASON:システム刷新により、業務品質の向上だけでなく効率化も見込めます。
  • EXAMPLE:現行システムでは、勤怠管理と給与計算、経費管理が紐づいておらず、無駄な業務が生じている状況です。API連携ができるシステムを導入することで、作業が自動化され、ミスがなくなり工数を削減できます。
  • POINT:よって、経理システムを早急に刷新すべきです。

PREP法のメリットは、結論・要望を最初に示すので「この話は何が言いたいのか」が最初にわかることです。プレゼンテーションの構成にも使えます。

2)概要・要約から~SDS

次に良く使われるのはSDS法です。こちらは、以下の3つから成り立っています。

  • Summary:内容の要約・概要
  • Details:Summaryの内容についての説明
  • Summary:全体のまとめ

こちらも、先ほどの例で記述してみましょう。

  • Summary: 業務品質の向上と効率化のために、経理システムの刷新を行うべきだと考えます。
  • Details:API連携ができるシステムを導入することで、経理システムと、勤怠管理、給与計算ならびに経費管理システムを一元管理できます。システム間の作業が自動化され、ミスがなくなり工数を削減できます。
  • Summary:よって、経理システムを早急に刷新すべきです。

SDS法は、ニュースやWebサイトなどでよく使われている記述法です。例えばライブドアニュースは、最初に要点のみを述べ「記事を読む」で詳細がわかるようになっています。

ビジネスライティングを実践する上で気を付けたいこと

ここまで述べてきた内容は、あくまで一般的なものです。

実際にビジネスライティングを行うにあたり、まず確認してほしいことがあります。それは、「ライティングの社内ルール」があるかどうかです。

企業によっては、文書に使う漢字や用語などの統一ルールを作成していることがあります。

例えば、以下のようなものです。

  • 〇「~など」×「~等」
  • 〇「ぜひ」×「是非」

こうしたルールがある場合は、まずそれに従って作成するのが大前提となります。

レポートや報告書、稟議書や決裁書など、文書の種類によってフォーマットが用意されていることも多いです。まずは、先輩や上司が作成した文書をよく読み、社内の「定型」を探ってみましょう。

ビジネスライティングは「技術」

ビジネスライティングができる文章力は、社会人として重要なスキルです。簡潔でわかりやすい文章を書くことができれば、周りの人たちとのコミュニケーションも円滑に進みます。

「文章を書くのは苦手」という方にお伝えしたいのは「文章はスキル」ということです。スキルを身に着ければ、各段にわかりやすい文章を書けるようになります。伸びしろがあると考えて、文章を書くことに取り組んでみてはいかがでしょうか。

 

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