オンライン上で本当に重要なマナーとは？

2020.09.07

最近、ZoomやMicrosoft Teamsにおいて
参加者の映像を自由に並び替えることが出来る
新機能が実装されるというニュースが話題になっています。
(参考) 『Zoom、“上座表示”できる新機能が登場　「マナーが煩雑になる」と不安の声も』

これによって、オンライン上でも対面時同様
上座・下座という概念を作り出せるようになるそうです。

ただ、果たしてオンライン上において、
このようなマナーが必要なのでしょうか。

今回のコロナ禍によって、仕事の進め方や
コミュニケーションの取り方が大きく変化している以上、
それに併せてマナーも変化する必要があると思います。

そこで本記事では、オンライン上において重要なマナーをいくつかご紹介します。

もちろん、これらはオンライン会議・商談時だけでなく、
オンライン研修受講時にも同じことが言えるでしょう。

受講環境の整備(音声・映像)

対面で話すことができない以上、相手側はPC上に表示される映像(主に顔部分)と
音声のみで、こちら側のことを判断および認識をします。

要するに、映像や音声の安定感であなたへの信頼度が大きく変化します。
それらを踏まえて、以下のことを意識すると良いでしょう。

◆WEBカメラとの角度および距離は事前に調整しておく
　→カメラは目線と同じ位置にする(見上げる・見下ろす形はあまり印象が良くない)
　→カメラとは常に適正な距離を保つ(表情がしっかりと見える程度に近すぎず、遠すぎず)

◆自分以外の映り込みは可能な限りなくす
　→相手側の注意が他のものに逸れることを防ぐ

◆自分の発言時以外はマイクをミュートする
　→雑音を拾わないため
　→ハウリングを防ぐため(相手の音声を自身のマイクが拾ってしまう可能性がある)

上記に加え、可能であればヘッドセットが準備できると、
PCに内蔵されているマイクと比べて、周囲の雑音を拾いづらいので、
より自身の音声をクリアに伝えることができます。

オンラインにおいて、これは最も重要と言っても過言ではないです。

通信環境が十分でない場合、映像や音声が途切れたり
最悪の場合、WEB会議システムが終了してしまう可能性もあります。

もし、オンライン研修を受けている際に
講師の映像や音声が途切れ途切れだったら、どうでしょう？

もちろん、話している内容は全く頭に入ってこないでしょうし、
「この講師が言っていることは、あまり信用できなそうだな」
というような不信感すら芽生えてしまうのではないでしょうか。

そのためにも、事前に自身のインターネット回線の速度を調べておき、
WEB会議システム推奨の回線速度に到達していなければ、
高速インターネットが利用できるコワーキングスペースなどを
活用することも検討する必要があるでしょう。

ただ、もちろん自分ではどうにもならない場合もあるので、
あらかじめ別回線(ポケットWi-Fiなど)も準備しておくなど、
緊急時の対策まで併せて考えておくと良いでしょう。

また、回線速度が遅くなってしまった時のために、
自身のトラブルシューティングも、あらかじめ作成しておくと良いかもしれません。
例）同居人のWi-Fi接続を一時的に解除する　など

こういったオンラインの流れというのも
もう、今に始まったことではありません。

ただ、未だに初歩的な部分で躓いている人が、
少なからずいることも事実です。

WEBミーテイングを例に挙げると、
「参加方法が分からない」、「話す時にどこを押せばよいのか分からない」
というような声がたまに聞こえてきますが、
もしかすると現代においては、このような方々は
“マナー不足”という扱いになってしまうのかもしれません。

もちろん、日々の業務で使用しているものとは異なる
WEB会議システムに招待された場合や、
そもそもこれまでの業務で使用したことが無いという方もいるとは思います。

ただ、だとすれば、なおのこと当日使用するWEB会議システムを事前に教えてもらい
あらかじめダウンロードしておく、または最低限の機能は使えるように調べておくなど、
事前準備をしておくこともマナーの一つではないでしょうか。

対面時におけるマナーとはだいぶ毛色が異なるものではありますが、
相手への心遣いという点(こちらをサポートする相手の負担を少しでも軽減してあげよう)で、
これもれっきとしたマナーと呼べるのでは、と思います。

今後も時代の変化に合わせて、システムもさらに進化していくと思いますが、
新たな機能に踊らされ続けるのではなく、
しっかりと対面時とオンライン上の性質の違い・本質を理解し、
それらに合ったマナーを実践していく必要があると言えるでしょう。