緊急事態宣言下、リモートワークへ多くの会社が移行しましたが、「上司の印鑑をどのようにもらうか」「お客様先への資料が捺印できないため送れない！」という印鑑捺印の問題や請求書・納品書の確認・郵送業務のために出社せざるを得ないなどの“リモートワーク”だけでは進まない業務を抱える会社は多くあったでしょう。

2020年12月、新型コロナウィルス感染症が再び猛威をふるい始めています。今は会社へ出勤しているけれど、再度リモートワークを実施・推奨するという会社も多いのではないでしょうか。上記の問題解決していますか？

コロナ禍の今だからこそ、今の業務を見直し効率化を図る“新たな取り組み”をしやすい状況にあります。対外的にも“新型コロナの影響で…”という理由づけができるため、通常よりも自社の取組を理解してもらいやすいとも言えます。習慣化している業務フローを見直すチャンスです。

いつやるの？「今でしょ！」もとい「今こそ！」です。
現状の業務を見直す際に、是非“ゼロベース思考”で考えていきたいものです。

ゼロベース思考とは

ゼロベース思考とは、文字通りゼロを基準にして考えることであり、すべての既成概念や習慣・条件等を踏まえずに、一から最善策を練るという方法です。

人は、習慣や経験に基づいて考えがちです。経験則からでるアイデアや意見も意義はあるものです。しかし、コロナ禍という誰もが経験のない状況下、“経験測”だけでは本質的な議論にはなりません。そこで、“ゼロベース思考”が重要なのです。

ゼロベース思考のポイント

１．目的から考える

例えば、表題に挙げた「ハンコ」の問題。“印鑑捺印を廃止する”という前提で考えます。
印鑑捺印が習慣化している状況下では、そもそも印鑑捺印の意味・目的は見過ごされているのではないでしょうか。“印鑑捺印を廃止して業務を進める”ことで、予測され問題を考えていきます。

２．どうすればできるかを考える

“できる”“できない”と考えるのではなく、“どうすればできるか”に発想を切り替えて実行策を考えます。柔軟な発想でのアイデア出しも重要ですが、発想が鈍ってしまうこともあるでしょう。その時は、柔軟な発想を妨げる要因となる経験や習慣・知識を書き出してみましょう。例えば「請求書には社印を押す」と社内で常識となっていることも改めて書き出し、ゼロベース思考のためにリセットして考えるべきこととして、リストアップします。

様々なアイデアがでたら、実行可能性や対外的な影響力、コスト等のバランスから検討を進めます。

３．自由に考える

簡単そうに見えてなかなか難しいですが、今までの習慣に縛られることのない、自由で新しい発想をします。例えば、印鑑捺印に関しても“会社のマニュアルで決まっているから”という考えを脱せなければゼロベース思考とは程遠いです。印鑑は日本独自の文化ともいわれています。他国の取引はどうなっているのか、どのように信用を担保しているのか。暗黙の了解になっているが、取引先はこの資料に本当に社印を必要としているのか、既存の枠を取り払って考える必要があります。

ブレインストーミングやマンダラート、マインドマップ等、アイデア拡散をできるフレームワークを活用するのもよいでしょう。

まとめ

前述のように、コロナ禍でることを理由に社内外に対して、新たな取り組みを実施しやすい状況下にあるといえます。リモートワーク化からスタートし顕在化した問題を解決すること、さらには無駄な業務の見直し、生産性向上となる策を実施すること、今がその時です。

アフターコロナの時がきたら、現在の業務フローが習慣化され、見直すタイミングを逸する可能性もあるからです。
是非、この機会に今の業務の“当たり前”を見直しませんか。

※なお民法の規定上では、「口約束」も契約とみなされます。つまり、私企業間の取引は口約束も契約となり、印鑑の有無は関係ありません。社内外への会社の信頼の証明として印鑑を捺印する仕組みが出来上がっていると考えられます。また、電子印鑑も普及しています。
公的機関には必要とされる印鑑も、国での見直しの動きが出ているのも周知の通りです。