集めたデータの活用を考えよ

前回のプロジェクト進捗報告会議から早1ヶ月が過ぎた。

あれから毎日のように「1分間で話す」ことを意識しているお陰で、要点を押さえて話すコツがだいぶ分かってきた。

さて、肝心のプロジェクトの進捗はというと、情報収集が終わったので、次は実際に改善に着手すべきポイントを探すのがメインの議題だ。

僕はプロジェクトの議長である佐々木部長の話を思い出していた。

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情報はただ集めただけでは意味がありません。
ここからどのように活用するか、何が言えるのかを考えねばなりません。
そのためには自分なりの見方、客観的な視点、広い視野で見ること。
先入観や思い込みでは、目先の改善にしか繋がりません。
大事なのは"仮説思考"です。
ぜひ皆さんには根本的な問題解決、業務改善を成し遂げていただきたい。
次回の会議での提案、報告に期待をしています。

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それから自分なりに仮説思考を本で読んだり、ネットで調べて勉強をした。
仮説思考とは、限られた情報元から仮の結論を導き出し、そこから発展させていく思考法だ。
【仮の結論（仮説）⇒仮説の実行⇒検証⇒改善⇒再び仮説を立てる】というサイクルを経ることで、効率良く問題解決を進めていくことが出来る。

前回会議の議事録には、プロメンそれぞれから報告された業務ミスの一覧がまとめられている。
その一覧表を見ながら、まずは自分なりに仮説を立ててみることにした。

考え、考え、とにかく考える

議事録を見ると、業務ミスとその原因として次のような意見が上がっていた。

• 郵送物の誤送
  ⇒第三者からのダブルチェックを受けていなかった
• 重要書類の紛失
  ⇒書類保管の正しい手順が守られていなかった
  ⇒社内での情報共有が不十分であった
• 納期に間に合わなかった
  ⇒業務の優先順位の付け方が明らかに間違っていた
  ⇒納期を勘違いしており、思い込みや先入観で仕事を進めてしまっていた
  
• データ入力ミス
  ⇒繁忙期で業務量が多く、担当者の集中力が切れていた
  ⇒経験不足または業務への慣れ

ここで挙げられた例は、どこの部署でも起きている問題でもある。
エンドユーザーであるお客様からの指摘によって発覚することもあるなど、ミスに気づかぬまま進むことで、結果的にクレームや信用低下に繋がっている。

これらの問題に対して、どのような対策が本当に有効なのか。
パッと見る限りでは、作業手順の不徹底、思い込み、疲れや集中力の低下など、ほとんどの原因がヒューマンエラーと言っていいだろう。

ヒューマンエラーを防ぐために最も効果的な対策は何だろう？
答えは単純。「業務そのものをなくす」か「人を関与させず完全自動化する」ことだ。

さずがに業務そのものをなくすというのは、あまり現実的ではないので、考えるべきは、どうしたら業務プロセスにおいて人の手を減らすかどうかだろう。
人の手が減れば、その分だけ人件費やコストの削減にもつながるはずだ。

それでは人の手が減るための具体的な方策は何があるだろうか。

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だんだんと自分の思考がうまいサイクルで回りはじめ、問題の核心に迫りつつあるのを感じていた。

次回予告

いざ業務改善にチャレンジ！