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オンライン研修に最適なWEB会議システムの考察<Zoom編>

2020.05.18

この度のリモートワーク特需にあたって、
皆さんが最もよく耳にしたWEB会議システムは
おそらく「Zoom」ではないでしょうか。

Zoom飲み」といった単語をSNSでも度々見かけるほど、
今やビデオ会議ツールのスタンダードになっています。
ちなみに弊社のオンラインMTGでもZoomを活用しています。

本コラムでは、研修でのZoom活用について
メリット・デメリットの2面から考察をしていきます。

主なメリット

機能性

主な機能としては以下の通りです。

◆ブレイクアウトセッション機能
→受講者を小グループに分ける(グループワーク時に活用)

◆投票機能(有料版のみ)
→簡単なクイズやアンケートを実施し、その場で結果共有ができる

◆画面共有機能
→自分の画面を受講者全員に対して共有できる

◆レコーディング機能
→動画のキャプチャソフトなどをインストールせずに、画面録画ができる

この中でも特筆すべき機能はブレイクアウトセッションでしょう。
Zoom、Microsoft TeamsGoogle Meetといった
研修でよく使われているWEB会議システムのうち
この機能が実装されているのはZoomのみです。

上記で挙げたZoom以外の2種類でも、
事前に研修用の会議室を複数作るなどして、
ブレイクアウトセッションを再現することは可能ですが
操作や設定の簡潔性ではZoomが群を抜いています。

また、画面共有機能においてはZoomに参加しているパソコンからだけでなく
スマートフォンやタブレットの画面も簡単に共有できるので非常に便利です。

その他、Zoomはレコーディング機能を無料版で実装している
数少ないWEB会議システムです。

研修に参加できなかった受講者に
当日の講義映像を渡すことも容易に可能です。

操作難易度

Zoomは非常にシンプルなデザインになっており、直感的に操作ができます。
会議を開始すると以下のような画面になります。

会議室の作り方やスケジューリングも非常に簡単で、
操作に慣れるまで多くの時間は要さないはずです。

安定性

WEB会議システムと比べ、音声ノイズや映像の乱れが起きづらいです。
実際にZoomのデータ通信量は、同条件下でSkypeを利用した時の
10分の1程度だと言われています。

同時接続できるアカウント数

 Zoomでは無料版や有料版に関係なく100人まで同時接続が可能です。
よほど大規模なセミナーなどでない限りは対応可能でしょう。
なお、一画面に表示できるのは25人までです。

主なデメリット

セキュリティ対策

Zoomを導入するにあたって最も懸念されるのが
このポイントではないでしょうか。

まず、Zoomの操作が簡単である理由の一つとして、
事前のアカウント発行などはしなくとも
IDやURLひとつで会議室への参加ができるという点があります。

しかしこれは、会議室のIDURLさえ分かってしまえば
外部の人間でも簡単に参加できてしまうということを意味します。

また、Zoomの設計上の脆弱性もさることながら、
この度の急速なオンライン化に対して
利用者側のリテラシーが追いついていなかったことも相まって、
会議室のIDURLSNSなどに共有してしまった結果
いわゆる“荒らし”が多発してしまったということです。
参考:https://www.businessinsider.jp/post-210890

最新のアップデートにより、会議室へのパスワード設定が必須になったり
暗号化機能の強化が進んでいますが、引き続き十分な注意が必要であると言えるでしょう。
なお、使用される際には、必ず最新版のアプリケーションを利用することをお勧めします。

費用

もう一つのデメリットとして費用があげられます。

無料版のZoomにおいては、
3人以上の通話に40分の制限時間が設けられます。

研修を実施するのであれば
最低でも1時間程度はかかると想定すると、
有料版への移行がほぼ必須になります。

40分経過後に、再度会議室を開き
研修を継続することも可能ですが、
一度、中断されてしまうと
受講者側の集中が切れてしまうため、お勧めしません。

現在、無料で利用できるWEB会議システムが多く台頭してきている中、
追加でランニングコストがかかってしまうのは少し痛手ですね。

なお、Zoomの有料プランは月額2,000(税抜)です。
(2020年518日現在)

考察 

 Zoomはその操作性の高さから、導入へのハードルは非常に低いですが
デメリットでも挙げたセキュリティ問題がやはりネックになってきます。

もちろん、パスワードの設定や参加承認制の導入、参加情報をむやみに発信しないなど、
自分たちでもある程度の対策をすることは可能ですが、
現状Zoomの使用のついては、利便性とセキュリティリスクを天秤にかけて
慎重に判断をするべきです。

ただ、現在Zoom社では新機能の開発を全て停止し、
2020年4月頭から90日間はプライバシー保護対策のみに注力しているとのことで、
現時点ではZoomの利用を控えている企業も多くありますが、
上記期間後にあらためて利用可否の判断を下すと良いでしょう。
参考:https://blog.zoom.us/wordpress/ja/2020/04/08/

 

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