あなたは“電話応対”でどのようなことに気を付けていますか?

電話は声だけのコミュニケーションなので、お互いの姿が見えませんから、言葉の行き違い等による誤解が生じないように気を付けなければなりません。

また、電話応対は会社の顔。第一印象の窓口とも言われています。
従って電話応対が会社全体のイメージにつながってしまう、、、。
だからこそ、正確かつ誠意ある対応ができるように心がけたいですよね。

そこで今回は、相手へ好印象を与える電話応対をするためにで心がけたい6つのポイントをご紹介します。

① 正確な用件を受ける（＝記録する）

誤った内容を伝えたり、聞いたりしないようにしましょう。
情報伝達で最も重要なのが正確性です。
そのためにもデスク上は、すぐに記録できる状態にしておきましょう

② 用件はわかりやすく、簡潔に伝える

伝える内容はあらかじめ整理しておきましょう!
最初に用件の概要や結論（何について話すかなど）を伝えてから具体的に説明します。

③ 相手を待たせることなく、迅速に対応する

電話が鳴ったら、2コール以内で受話器を取るのが理想です。
電話は、優先順位が高い仕事です。万が一、「3コール」待たせたら「（大変）お待たせいたしました」と出るようにしましょう。

④ ほかの作業は一旦やめて、丁寧に対応する

表情はみえなくても、相手の役に立とうという気持ちを込めて応対すれば、相手にも伝わります。

⑤ 明るい声とはっきりとした発音で、ハキハキと応える

姿勢を正し（背筋を伸ばす）、笑顔、口を大きく開けて発声しましょう。
暗い声では聞き取りづらく、印象が悪くなります。

⑥ 相槌をうち、相手の話に耳を傾ける

相槌をうつこと相手は、話しやすくなります。
ただし、過度なあいづちは不要です。
また、「ええ」や「はい、はい」などのあいづちは控えるようにしましょう。

いかがでしたか?

新入社員の皆さんは、ビジネス電話の最初の一本に出ることは、とても勇気がいる事ですよね。
私も入社当時は、電話が鳴るのではと身構えて緊張しながら仕事をしていた記憶が残っていますから。

でも実は、新人の皆さんにとって“電話応対”にはメリットがたくさんあるんですよ!!
例えば、お客様先の名前を早く覚えることができたり、電話を取り次ぐことで、社内の人の名前と顔を早く覚えることもできますよね。

緊張しながらも何度も元気よく電話を取るあなたの姿勢を先輩や上司はちゃんと見て下さっています。
失敗を恐れずに、どんどんチャレンジしてみましょう。