あなたは段取り力に自信ありますか？

ビジネスパーソンにとって、時間は貴重な資源です。
効率的に時間を使い、目標を達成するためには、段取り力が必要です。
段取り力とは、タスクを効率的にこなすための能力のことで、
日常生活や仕事において重要なスキルの一つです。

本コラムでは、ビジネスパーソンが段取り力を向上させるための5つのコツを紹介します。
時間管理、目標設定、コミュニケーションの改善、ストレスマネジメントなど、
具体的なテーマを取り上げ、すぐに実践できるアドバイスを提供します。

時間管理のコツ

タスクの優先順位を決める方法

時間管理の基本の一つはタスクをどのような順番で処理をするかです。
タスクを優先順位に従って処理することで、効率的に時間を使うことができます。
優先順位を決めるためには、締め切りや重要度、納期などを考慮し、
ToDoリストやカレンダーなどのツールを使って管理することが重要です。

スケジュール管理のポイント

スケジュール管理も時間管理の基本の一つです。
スケジュールを立てる際には、余裕を持ったスケジュールを作成することや、
1日のうちに集中できる時間帯を把握することが重要です。
また、計画通りに進まない場合には、
柔軟にスケジュールを調整できるようにしておきましょう。

目標設定のコツ

目標を設定することで段取り力が向上する理由

目標を設定することで、やるべきことが明確になり、
タスクの優先順位を決めやすくなります。
目標に向けて継続的に行動することで、
自己管理能力が向上し、段取り力も向上するのです。

目標設定の方法とコツ

目標設定の際には、SMARTの法則（※）に従って
具体的かつ実現可能な目標を設定しましょう。
さらに、目標に向けて小さな目標を設定し、達成感を得ることも大切です。

※SMARTの法則とは、以下の頭文字をとったものです。

 Specific（具体的）
何を達成するか、いつ、どのように、誰が関与するかなど、明確な情報を含むこと

Measurable（測定可能）
達成度を評価するための基準を持ち、進捗状況を追跡できること

Achievable（実現可能）
達成するためのリソースや能力があること

Relevant（関連性のある）
自分自身やチーム、組織の方向性や目的と一致し、取り組む価値があるものであること

 Time-bound（期限付き）
達成するためのスケジュールを設定し、時間管理を効率的に行うこと

コミュニケーションのコツ

他人とのコミュニケーションをスムーズにする方法

ビジネスにおいて仕事が一人で完結することはほぼありません。
すなわち段取りとは他者との協働関係をいかに築くかが成否の鍵です。

スムーズなコミュニケーションをするためには、
相手の立場やニーズを理解することを最も心掛けましょう。
質問をすることやフィードバックをもらうことも、
コミュニケーションを促進するために有効な手段です。

チーム内でのコミュニケーションの改善策

チーム内でのコミュニケーションを促進するためには、
定期的なミーティングや報告書の共有など、情報共有の仕組みを整えましょう。
相手の意見や考えを尊重することや、
コミュニケーションスタイルの違いを認めることも大切です。

ストレスマネジメントのコツ

ストレスが段取り力に与える影響

ストレスは、集中力や判断力を低下させるため、段取り力に悪影響を与えることがあります。
そのためストレスを軽減することで、段取り力を向上させることができます。

ストレスを軽減する方法と心理学的アプローチ

運動や趣味などのリラックスする時間を確保することや、
睡眠を十分に取るようにしましょう。

また、心理学的なアプローチとしては、ストレスマネジメントの技術や
メンタルヘルスの知識を身につけることも有効です。
具体的には、例えばマインドフルネス瞑想が挙げられます。

マインドフルネス瞑想は、注意を意図的に現在の瞬間に向け、
自分の感情や思考を受け入れることでストレスを軽減する技術。
呼吸に集中し、自分の感情や思考を観察し、受け入れることで、
ストレスや不安を軽減することができます。

まとめ

時間管理、目標設定、コミュニケーションの改善、ストレスマネジメントなど、
ビジネスパーソンが段取り力を向上させるための4つのコツを紹介しました。
これらのコツを実践することで、効率的な時間管理やタスク処理が可能になります。

どれもが誰でも今すぐできることです。
なかなか仕事が順調に進んでいかない。
いたずらに時間ばかりが過ぎていく。
そう感じた時には、一旦手を止めて、
今回ご紹介した方法を試してみましょう。