オンライン研修における資料の配布方法について考察する

2020.08.10

集合研修からオンライン研修に切り替わり、良く耳にするお悩みの一つ、
「テキストなどの研修資料の配布方法はどのようにしたら良いか？」
というものがあります。

もう少し具体的に言うと、
①これまで通り、印刷した製本版テキストを事前に送る
②データファイルによる共有もしくはWEB会議システム上での画面共有
上記2パターンの内、どちらが良いか？ということです。

今回はそれぞれのメリット・デメリットを見ていき
オンライン研修における最適解を導き出したいと思います。

製本版テキストの事前共有

最も大きなメリットとして、受講者側の準備の手間が省けるという点です。

事前にファイルデータをお送りして、受講までに印刷のお願いをしても、
その準備時間が取れないという方もいるでしょう。
そうなると、当日はPC上でWEB会議システムの画面とテキストデータの画面を
行ったり来たりすることとなり、なかなか講義に集中できません。

また、PC上での作業が煩雑となると、
「誤って研修ルームを退室してしまった」
なんてことも起こる可能性があります。

特に受講者のITリテラシーが十分でない場合、
トラブルに際し、運営側がサポートに回る必要も出てきてしまうため
製本版テキストの事前共有を推奨いたします。

そして、もう一つのメリットとしてテキストを手元に置いておくことで
PC画面上で常に講師の映像を確認できる点が挙げられます。

集合研修と比較した時にオンライン研修が劣る部分の一つとして、
講師のプレゼンスが伝わりづらいという部分があります。

そのため、PC上の画面遷移や講師映像を縮小する(テキストデータを見るため)
といった受講者側のアクションは出来るだけ減らし、
可能な限り、講師映像を見ていただいた方が良いでしょう。

あとは、当たり前ですが
講義内容のメモをテキストにそのまま書き込むことができます。

これは単純に運営事務局側の費用と手間の問題のみです。

事前に研修テキストを印刷して、各受講者宅にお送りする必要があるため、
準備期間もある程度余裕を持って確保しておかなければなりません。

最も大きなメリットとしては、直前までデータの編集ができるということです。

「実施直前に『ここのメッセージを変えてほしい』なんて言われても
もう研修テキストは受講者の手元にあるから、対応できないよ、、。」
なんて悩む必要もないでしょう。

また、もう一つのメリットとして、運営側の準備の手間が大幅に省けるというポイントがあります。
※前述の＜製本版テキストの事前共有＞のデメリットとして挙げられたポイント

まず、データファイルによる共有のデメリットとして
受講者側でのトラブルが起こりやすいという点が挙げられます。
※前述の＜製本版テキストの事前共有＞ではメリットとして挙げられたポイント

もちろん、そのデータファイルを受講者自身で
印刷が出来るのであれば全く問題ないのですが、
外部の研修会社などに研修資料を作成してもらう場合、
データファイルにコピーガードが設定されているケースもありますので、
その点も頭に入れておく必要があるでしょう。

続いて、WEB会議システム上での画面共有のデメリットとして
講師の映像が自動的に縮小されてしまうことが挙げられます。

また、画面共有時に初めて研修内容を見るということになると、
受講者は画面上の文字を読み取ることに必死になり、
講義内容が耳に入っていないという可能性も高いです。

集中力の切れやすいオンライン研修において、
画面から目を逸らさせないという点ではメリットになり得るかもしれませんが、
単純に受講者の“目”に負担をかけることにもなるため、あまり推奨はしておりません。

オンライン研修において、受講者の学習効果を一番に考えるのであれば、
事前に製本版テキストの事前共有をし、当日は講義映像および音声に集中していただくのが
最適解ではないかと考えます。

ただし、事前に受講者に渡したくないワーク資料などに関しては、
研修中にデータファイルを送る、もしくはWEB会議システム上で
画面共有をするなどを検討する必要があるかと思われます。

オンライン研修の構成においては、資料の共有方法や共有タイミングまで
綿密に計画しておく必要があるでしょう。