リモートワークでは集中できない！？

東京都の新型コロナウイルス感染が止まりませんね。
首都圏の企業では、まだまだリモートワークは続きそうです。

先日、「リモートワークで困っていることランキング！男女961人アンケート調査」（※）という
ネット記事を拝見しました。
※リンク先：株式会社ビズヒッツ

この調査結果によると、リモートワークをしている84.3％は悩みを抱えているそうで、
第一位が「家族がいて集中できない」との結果でした。

本コラムを読まれている読者の方にも同じ悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
弊社社員からも両親との同居で生活音が気になる、子どもが騒いで邪魔してくるなど、
集中して仕事をするための時間をなかなか確保しづらい、という話を聴きます。

リモートワーク、特に在宅勤務では家族の都合もあるために、
なかなかオフィスと同じような環境を整えて働くことは難しいのが現状です。

そうすると、限られた時間の中でいかに仕事を効率よく終わらせていくかが重要となります。
そこで今回はリモートワークで積極的に活用したい時短術を一つご紹介します。

上司の頭の中を探る

いきなりですが、こんなケースを考えてみてください。

あなたは研修会社で働く営業パーソンです。
ある日、上司からA社向けの研修提案書を作成してほしい、とメールで指示を受けました。
さて、どのように仕事を進めていきますか？

この問いへの回答はいくつも考えられますが、
あまりオススメできないのが「すぐに提案書作成に取り掛かること」です。

なぜでしょうか？

一見すると良さそうに見えますが、これでは手戻りになってしまう可能性が高いからです。
なぜなら、上司と最終的な成果物イメージが共有できていないから。

指示された内容に対して自分の考えだけで闇雲に突っ走るのは危険です。
仕事の指示者である上司は、ある程度の答えをイメージして部下に仕事を与えています。
つまり、上司の頭には答えらしいものが既に存在しているのです。

それなのに自分で答えをひねり出そうとするのは時間の無駄です。
誤解がないように補足をしておくと、自分の頭で考えることに価値がないわけではなく、
あくまでも時間効率の観点では上司の答えを確認した方が圧倒的に早い、ということです。

しかも、リモートワークでは仕事の指示がメールやチャットで来ることがほとんどで、
詳細やニュアンスまで語られることは、そう多くありません。

すると指示者（上司）と受け手（部下）では認識の齟齬が起こりやすく、
「いや、これ全然違うよ。やり直し！」となってしまい、
それまでに費やした時間と労力がほとんど無駄になってしまいます。

そうならないためにも、例えばオンラインWebシステムを活用して上司と打ち合わせする時間を確保し、
A社の提案書に記載する内容やレイアウトについてのイメージを擦り合わせていきます。
そして、70％くらい出来上がったタイミングで上司に確認を求めていきます。
進捗を共有することで指示者も安心しますし、その時点で手直しが入れば大きな手戻りにはならないのです。

このように仕事の指示者と事前に成果物やゴールのイメージを擦り合わせておくことで、
無駄な時間と作業を排除し、効率よく仕事を進めていくことができるのです。

リモートワークになってから思う様に仕事が進まないと感じている方は、
いま一度、ご自身の仕事の進め方を振り返ってみてはいかがでしょうか。

リモートだからこそ密にコミュニケーションを取る

オフィスで一緒の空間にいれば、すぐに話しかけることができますが、
互いにリモートで働いている環境では、意図的にコミュニケーション機会を創出しなければなりません。

弊社でも原則的にはリモートワークが続いており、直接顔を合わせる機会はそう多くありません。
そこで定例ミーティングの機会を週1回から週3回に増やして、情報共有や相談ができるようにしていますが、
それだけで全てをカバーできるわけではありません。

そこで定例ミーティングとは別に、仕事の指示内容を確認したり、相談したりする時間を頻繁に取っています。
ここで大事なことは受け手側のスタンスかもしれません。

リモートではどうしても相談者側（多くの場合は部下）が
相手が忙しかったらどうしようという気持ちから
必要最低限のコミュニケーションで済ませてしまうことが多くなりがちです。
最悪の場合は報連相すらないことも。

それでは上司の頭の中を探るなど不可能ですから、
仕事の指示者は「分からないことがあれば、気軽に相談してほしい」ということを
明確なメッセージと態度で伝えてあげる配慮が必要となります。

どちらか一方がすり寄るのではなく、互いに心理的距離感を縮める努力を怠らないようにしましょう。
そうすれば仕事も順調に進み、時間効率が上がっていくはずです。

リアルではまだまだ三密を避ける動きが続きそうですが、
オンラインにおいては、積極的に密なコミュニケーションを図るよう心掛けたいものですね。