5W1Hは情報を効率的に伝えるためのビジネスフレームワーク

5W1Hとは、情報を無駄なく効率的に整理して、相手にわかりやすく伝えるためのビジネスフレームワークのひとつです。5W1Hは中学英語で学ぶ認知度の高い用語であり、ビジネスマナーの基本としても知られています。

しかし、この5W1Hを知識として知っているだけでは宝の持ち腐れです。ビジネスシーンに効果的に取り入れることで、円滑なコミュニケーションや仕事のパフォーマンス向上という効果が得られます。

本来、5W1Hは新聞記事作成のセオリー

5W1Hはもともと新聞記事を作成する際の鉄則ともいうべき重要なルールです。とりわけ、文字数が制限されている見出しでは、より多く5W1Hの要素が取り込まれているほうが優れた見出しであると言われています。

新聞記事における5W1Hの要素は、必要最低限の情報がセグメント化されたものであり、例え文字数が少なくとも、読者は5W1Hが含まれた文章さえ読めば、記事の概略を理解できるのです。

ビジネスシーンに応用できる5W1H

必要最低限の要素だけを取り込んだ情報はシンプルで、淡白な印象になりますが、誰が読んでもわかりやすく、情報伝達にかかる時間を節約できる上に、情報の齟齬も生じにくくなります。

ビジネスフレームワークのひとつとしての5W1Hは、ビジネスシーンにおいて、過不足なく、効率良く情報伝達を行うための仕組みです。つまり、仕事のパフォーマンスを向上させるためには不可欠な技術なのです。

これほどビジネスにおいて重要な5W1Hですが、日常生活にも取り入れられるほど簡単な思考方法なので、以下の例を参考にして、実際にさまざまなビジネスシーンで活用するのがおすすめです。

5W1Hを「報告書の作成」に当てはめた場合

Who（だれが）――弊社担当者〇〇が
When（いつ）――〇月〇日午前〇〇時に
Where（どこで）――顧客先（〇〇株式会社）の第1会議室で
What（なにを）――デモンストレーションを
Why（なぜ）――ホームページの更新手順を説明するため
How（どのように）――実際の顧客先の機器を使って

上記のような5W1Hの6つの要素を組み込んで報告書を作成すると、以下のようになります。

① 「〇月〇日午前〇〇時に、弊社担当者〇〇が顧客先（〇〇株式会社）の第1会議室で、ホームページの更新手順を説明するために、実際の顧客先の機器を使ってデモンストレーションを行いました。」

② 「〇月〇日午前〇〇時に、顧客先（〇〇株式会社）の第1会議室を訪問しました。目的は、弊社担当者〇〇がホームページの更新手順を説明することでした。顧客先の実際の機器を使って、デモンストレーションを行いました。」

2つの文章は、文章を構成する文の数に違いがあります。

①が5W1Hの要素をすべて1文に盛り込んだ文章です。報告内容はすべて記述されていますが、1文が長く、5W1Hそれぞれの要素の関係性がわかりにくくなっています。

一方、②は3つの短文で構成されています。1文に含まれる要素が2つほどであるため、報告内容を簡単に把握できます。

ビジネス文書は簡潔でわかりやすいことが重要です。①のように5W1Hの要素をすべて1文に盛り込もうとしないで、②にならって短文に分けて作成すると、誰もが理解しやすい文章になります。

ビジネス文書に修飾語は必要ありません。伝えたいことを、最小限の言葉だけを使って表現しましょう。

さまざまなビジネスシーンで5W1H思考を活用できる

ビジネスシーンでは、口頭に限らず、あらゆる文書が使用されます。上述の報告書以外にも、誤解なく事実を伝える必要がある、ビジネス文書の作成を含め、さまざまなビジネスシーンで応用できます。

・企画書
・提案書
・スタッフヘの情報共有やメール連絡
・プレゼン資料
・会議の議事録
・口頭での報告――口頭でも、5W1Hを意識して情報を整理すると、聞く人が要点を理解しやすくなる
・仕事の段取りやスケジューリング――仕事のゴールや期日、方法などを明確化できる

ビジネス文書の目的に合わせて、5W1H要素の順番を入れ替える

社内向けの報告書や企画書、プレゼン資料など、ビジネス文書ごとに、重要な5W1H要素が異なります。5W1Hの文章では、文頭にもっとも重要な要素を据えることで、一番重要な内容に対して、読み手の印象が強くなります。

報告書の場合

「When」――いつの時点の報告、連絡かは重要
「Who」――想定される読み手を文頭に置くことで、読み手の注意を惹くことができる
※装飾語はいっさい不要。シンプルに事実のみを記述

企画書や提案書の場合

「Why」――なぜ、この企画が今求められるのかを、文頭で明記する
「How」――具体的な方法は文章に説得力をもたせる
「When」――期日が明記されるとイメージしやすくなる
※企画書や提案書では、提案内容が具体的に記述されていることが重要

5W1Hをフォーマット化して、短時間で仕上げる効果も

5W1Hを意識したビジネス文書の作成は、伝達事項を相手に過不足なく確実に伝えるのに大いに役立ちます。

その一方で、5W1Hをフォーマット化すれば、盛り込むべき内容を各要素に当てはめるだけで文章を作成できるので、作成時間を短縮する効果もあります。

双方にとってメリットのある5W1H思考。まだ使いこなせていない人は、さっそく日々のビジネスシーンに取り入れてみてはいかがでしょうか。