2023年も早いこと残り約2か月となりました。

年末年始の休暇が視野に入ってきましたが、その前に、仕事における年末の業務量の多さや忙しさを忘れてはいませんか。

年末は1年の終わりであることから、何かと忙しい時期ですよね。
通常の業務に加えて、特別業務が発生することが多く、業務管理やスケジュール管理に苦労していませんか。

今日のコラムでは、限られた時間の中でいかに業務を遂行するか、その時間術である『スケジュール管理』のコツをご紹介いたします。

 

今更だけど認識しておこう！スケジュール管理とは

スケジュール管理とは、個人や組織が時間を効果的に管理し、予定を計画・整理・追跡するプロセスのことです。

主な目的は、日常業務やプロジェクトのタスクを遂行し、重要な予定や期限を守ることです。

 

スケジュール管理の超基本

スケジュール管理をし、業務を滞りなく遂行するためには、スケジュール管理の基本を押さえておくことが重要です。

そこで、スケジュール管理に必要な要素を押さえておきましょう。

１）予定の設定

最初のステップとして、予定を明確にすることです。

仕事のタスクと納期を明確にすることはもちろんですが、その他に会議の予定や個人的な予定、休暇などをまずは可視化するようにしましょう。

そうすることで、自分が稼働できる時間が把握できるようになります。

２）タイムブロッキング

日々の予定を時間単位でブロックに分けましょう。

特定の時間帯に特定のタスクを割り当てることで、効果的に時間を使えるようになります。

３）優先順位の設定

予定の中から優先順位の高いタスクを識別し、最も重要なタスクに時間を割り当てることが重要です。

４）カレンダーの仕様

カレンダーを活用して、予定を視覚的に整理することで、異なる予定を組み合わせることができます。

近年は、オンラインカレンダーを組織で共有し、他者の予定も把握できるようになっていることが多いでう。

５）デッドラインの設定

重要なタスクやプロジェクトに対するデッドラインを設定し、それを守るように心がけます。デッドラインを守ることはスケジュール管理の重要な要素です。

６）余裕の確保

スケジュールが過密にならないように注意し、予期せぬ問題や緊急の仕事に対処できる余裕を持たせるようにしましょう。

７）柔軟性を持つ

日々環境は変化しているため、スケジュールは変更されることが多くあります。その時に調整ができるように、柔軟性をもって対応することが必要不可欠です。

８）振り返り

自身のスケジュール管理を振り返る人は少ないですが、定期的にスケジュール管理の方法を見直し、改善点を特定して調整することが重要です。

近年は特に、AIの進化で便利なスケジュール管理の方法がたくさん世に出されています。業務効率を向上させるためにも定期的に自分にあった方法がないか見直すと良いでしょう。

 

ココを押さえておこう！スケジュール管理のコツ

スケジュール管理の基本を押さえ、その通りに遂行しても想定よりタスクに時間がかかったりと、思い通りに進まないことがありますよね。

そんな時、下記のコツを押さえることでスケジュール通りに進行しやすくなります。

１）一括処理

似たようなタスクをまとめて処理することで、タスクの切り替えにかかる時間を減少させます。

例えば、何か作業をしているとき、メールの通知があったたとします。その都度返信をしていたら、元の作業がなかなか進まない、ましては全く作業していた業務と関連のないメールですと、まずは頭を切り替えなければなりません。

そのため、メールの返信は別で作業時間を確保しておき、似たようなタスクをまとめて処理することで業務にかかる時間を削減しましょう。

２）時間の記録

時間の記録とは、自分が何かを作業するうえで時間がどれぐらいかかっているかを把握することです。

これにより無駄な時間の発見や改善ができるとともに、スケジュールを立てる際に無理な立て方を防ぐことができます。

３）集中時間の確保

自分が集中できる時間帯を把握し、その時間に集中力が必要な作業を当てるようにしましょう。

人間は誰しも始業時間から終業時間まで高い集中力を保てる人はそうそういません。

そのため、自分が集中できるタイムゾーンを把握し、その時間を有効に使うことが重要です。

集中力が高くない時間には雑務を行う、休憩時間を確保するなど、時間にあった業務をすることで効率化を図ることができます。

 

まとめ

本コラムでは、スケジュール管理の基本とコツを紹介しました。

これらの要素を上手く取り入れることで、効率的なスケジュール管理ができるようになると思います。

今回はご紹介しませんでしたが、スケジュールの管理方法は個人の好みや仕事スタイルによって異なってくると思います。

便利なスケジュール管理ツールが日々リリースされてますので、自分に合ったものを見つけることも上手く管理する上で重要です。