皆さんは仕事の指示を受ける時、どのようにメモを取っていますか?

「上司から指示されたことをひたすらメモを取っているよ!」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
何を隠そう私も新入社員時代は、上司から指示されたことをひたすらメモを取り、そのまま仕事に取り掛かっていました、、、。その上、仕事に取り掛かろうすれば分からないことだらけで、その都度、上司に不明点を確認しに行っていたのですからお恥ずかしい話であり、こうして当時を振り返ってみますと、上司の貴重な時間をムダ遣いしていたことにただただ反省するばかりです。

私が経験したことのように、ただ言われたことを単純にメモするだけではなく、指示内容を遂行する際の不明点を明確にしながらメモを取ることはとても重要です。そこで今回は上司からの指示内容を正確にメモを取る為の『5W3H』について説明いたします。

【5W3H】

■ When（いつ、いつまで）→　納期

仕事には必ず納期があります。必ず確認するようにしましょう。

■ Who（誰が、誰に）→ 人

上司や関わる方が社内にいつもいるとは限りません。スケジュールを確認し確保することが必要です。

■ Where（どこで、どこへ）→ 場所

成果物を届ける（納品する）場所が違っていてはせっかくの仕事が無駄になってしまうため、十分に気を付けましょう。

■ What（何を）→ 成果物

作業の無駄を回避するために具体的な内容や種類、数量などを正確に把握することが重要です。

■ Why（なぜ）→ 理由

仕事一つひとつに理由や意味があり、仕事の背景を知ることで全体像が見えてきます。

■ How（どのように）→ 手段

自分で考えることが大切ですが、自分だけで判断できないこともあるため、早めに上司に相談や質問をすることも必要です。

■ How much（いくら）→ 金額

仕事と金額はセットであるため、予算または、コストなどを意識することも大切です。

■ How many（いくつ）→ 数量

指示された数量だけでなく、予備も用意した方がよいか確認することも重要です。

上司も人間ですから必ずしも”完璧で分かりやすい指示”であるとは限りません。指示内容に矛盾が生じていたり、状況と違っていたりする場合も多々あります。しかし、そんな時こそ「上司がこう言ったからいいや」と半信半疑で仕事に取り掛かるのではなく、指示を受けながらも常に「上司は私に何を求めているのか?」といった相手の真意について考える癖をつけることが大切です。